Semnarea documentului care conține informarea despre prelucrarea datelor personale nu este esențială, neexistând astfel de prevederi în GDPR. Totuși, informarea angajaților rămâne obligatorie.
GDPR impune operatorilor de date obligații de transparență față de persoanele vizate. Printre aceste obligații este inclusă informarea persoanelor vizate cu privire la datele prelucrate și motivele pentru prelucrare, însă semnarea notei de informare de către persoanele vizate nu este obligatorie.
Furnizarea informațiilor privind prelucrarea datelor personale se poate face prin diferite mijloace: verbal, scris, pe hârtie sau electronic etc. Spre exemplu, atunci când operatorul de date este un angajator care prelucrează datele personale ale angajaților, informarea se poate face prin transmiterea unui e-mail sau prin punerea notei de informare la dispoziția angajaților într-o secțiune în intranet.
Atenție: informarea persoanelor vizate trebuie să aibă loc cel târziu la momentul obținerii datelor personale, dacă acestea sunt colectate direct de la persoana vizată.
Există situații în care angajatorii aleg să solicite persoanelor vizate semnarea notei de informare cu privire la prelucrarea datelor personale. Această solicitare vine ca o măsură de precauție a operatorului, ce nu contravine GDPR, și poate fi utilă pentru a dovedi ulterior îndeplinirea obligației de informare. Este important însă să evităm birocrația atunci când există metode mai simple de dovedire a îndeplinirii obligațiilor GDPR.
Atunci când operatorul (angajatorul) alege să solicite semnarea notei de informare, ar trebui să acorde atenție următoarelor aspecte:
- Pentru semnarea notei de informare nu ar trebui solicitate date personale suplimentare (mai mult decât numele și semnătura angajatului) pentru a se evita prelucrarea suplimentară de date personale;
- Și notele de informare actualizate vor trebui să fie luate la cunoștință printr-o modalitate care ar putea fi dovedită. Nu există vreo interdicție ca operatorii să modifice notele de informare în mod unilateral – însă, trebuie să informeze angajații despre modificările intervenite;
- Semnătura care are ca scop doar luarea la cunoștință a notei de informare nu poate ține locul consimțământului expres al persoanei vizate;
- Persoana vizată ar trebui să primească o copie a notei de informare;
- Operatorul ar trebui să păstreze o evidență a notelor de informare semnate, ce ar trebui actualizată la fiecare modificare a notei de informare;
- Colectarea consimțământului pentru prelucrare (doar pentru activitățile unde acesta este un temei adecvat) se va face separat de semnarea notei de informare.